Dalam sebuah bisnis, sering kali kita dapati sebuah kesepakatan diantara pihak pihak. baik itu kesepakatan yang berupa lisan atau tertulis dan dalam bentuk perjanjian yang di saksikan dihadapan notaris. Perjanjian lisan biasa disebut gentlemen,s agreement, yang mana di semua kesepakatan tersebut tentulah ada resiko resiko yang terkandung didalamnya.
Untuk memanage risiko dari *gentlemen’s agreement* terkait *Terms of Payment (T.O.P)* pada Purchase Order (P.O), diperlukan pendekatan yang lebih sistematis dan strategis. Meskipun gentlemen’s agreement bersifat informal, ada beberapa cara untuk memitigasi risiko yang muncul dari potensi pelanggaran:
- *Dokumentasi Tertulis Sebagai Bukti*
– *Konfirmasi Secara Tertulis*: Meskipun kesepakatan awalnya hanya berupa gentlemen’s agreement, pastikan ada dokumentasi tertulis, seperti email, pesan teks, atau catatan rapat yang menyebutkan secara eksplisit syarat pembayaran yang disetujui oleh kedua belah pihak. Ini dapat digunakan sebagai alat untuk mengingatkan pihak lain tentang kewajiban mereka dan sebagai bukti dalam negosiasi lebih lanjut.
– *Notulen Pertemuan*: Jika kesepakatan dicapai dalam rapat, buatlah notulen yang didistribusikan kepada semua pihak yang terlibat. Ini memperkuat transparansi dan memastikan tidak ada ambiguitas tentang syarat yang telah disepakati.
- *Evaluasi Kredibilitas Mitra*
– *Lakukan Uji Kelayakan*: Sebelum mencapai gentlemen’s agreement, penting untuk mengevaluasi kredibilitas dan rekam jejak pembayaran dari mitra bisnis. Jika mitra memiliki riwayat buruk dalam memenuhi kewajiban, sebaiknya pertimbangkan kembali untuk mengandalkan gentlemen’s agreement.
– *Periksa Riwayat Pembayaran*: Lakukan pemeriksaan terhadap riwayat keuangan mitra atau klien. Jika memungkinkan, mintalah referensi dari pihak lain yang pernah bekerja sama dengan mereka untuk mengetahui apakah mereka cenderung mematuhi perjanjian.
- *Penetapan Jangka Waktu dan Tindakan Kontingensi*
– *Tetapkan Batasan Waktu yang Jelas*: Pada awal kesepakatan, tetapkan batas waktu yang jelas untuk pembayaran dan tindak lanjut jika terjadi keterlambatan. Misalnya, jika pembayaran terlambat selama 30 hari, apa langkah selanjutnya yang akan diambil?
– *Rencana Kontingensi*: Siapkan rencana kontingensi untuk menghadapi keterlambatan pembayaran. Misalnya, jika klien gagal membayar sesuai T.O.P, Anda dapat menerapkan penalti, menawarkan solusi pembayaran bertahap, atau bahkan menghentikan pengiriman barang atau jasa sampai pembayaran dilakukan.
- *Gunakan MoU atau Perjanjian Tertulis*
– *Formalitas Kesepakatan: Meskipun gentlemen’s agreement berdasarkan kepercayaan, risiko dapat diminimalkan dengan membuat **MoU (Memorandum of Understanding)* atau perjanjian tertulis. MoU tidak selalu mengikat secara hukum, tetapi lebih formal dan menyediakan landasan dokumentasi yang lebih kuat.
– *Klausul Spesifik dalam MoU: Jika Anda mengubah gentlemen’s agreement menjadi MoU, sertakan **klausul penalti* atau konsekuensi lain jika syarat T.O.P tidak dipenuhi. Ini bisa berupa denda keterlambatan, suku bunga pada pembayaran yang tertunda, atau kompensasi lainnya.
- *Asuransi Kredit dan Garansi Pembayaran*
– *Asuransi Kredit: Untuk mengurangi risiko non-pembayaran, pertimbangkan menggunakan **asuransi kredit* yang melindungi perusahaan dari kegagalan klien untuk membayar sesuai dengan syarat yang disepakati. Ini adalah strategi mitigasi risiko yang penting, terutama untuk kesepakatan besar atau klien dengan risiko yang lebih tinggi.
– *Garansi Bank atau Letter of Credit (L/C): Anda juga dapat meminta jaminan bank atau **Letter of Credit* dari mitra bisnis untuk memastikan mereka memiliki komitmen finansial yang kuat dalam memenuhi kewajiban mereka.
- *Pengawasan dan Pemantauan Berkala*
– *Monitoring Piutang Secara Aktif*: Lakukan pemantauan yang ketat terhadap status piutang dan tanggal jatuh tempo pembayaran. Jika ada keterlambatan pembayaran, tindak lanjuti secara cepat dan konsisten untuk menghindari masalah yang lebih besar.
– *Pembicaraan Rutin*: Buatlah kebiasaan untuk melakukan pembicaraan berkala dengan mitra bisnis mengenai status kesepakatan. Komunikasi yang terbuka dan transparan dapat membantu mengidentifikasi potensi masalah lebih awal sebelum menjadi krisis.
- *Bangun Hubungan yang Kuat*
– *Fokus pada Hubungan Jangka Panjang*: Ciptakan hubungan yang baik dengan mitra bisnis, karena hubungan yang solid sering kali membantu mengurangi risiko. Jika kedua pihak memiliki kepercayaan yang kuat satu sama lain, pelanggaran gentlemen’s agreement cenderung lebih sedikit terjadi.
– *Pahami Kondisi Keuangan Mitra*: Terkadang, pelanggaran terjadi karena mitra mengalami kesulitan keuangan yang tidak terduga. Memahami kondisi keuangan mereka dapat membantu Anda menilai apakah mereka mampu mematuhi syarat pembayaran atau memerlukan bantuan jangka pendek.
- *Solusi Dispute Resolution*
– *Klausul Penyelesaian Sengketa: Dalam MoU atau kesepakatan formal yang lebih jelas, sertakan klausul penyelesaian sengketa. Anda dapat memasukkan opsi **mediasi* atau *arbitrase* untuk menyelesaikan perselisihan tanpa harus masuk ke jalur pengadilan, yang lebih memakan waktu dan biaya.
Dengan menggabungkan langkah-langkah di atas, Anda dapat mengurangi risiko terkait gentlemen’s agreement dan memastikan bahwa pembayaran sesuai dengan syarat yang disepakati tetap terjamin atau memiliki mekanisme pengelolaan yang jelas jika terjadi pelanggaran.