MANAGEMEN GUDANG PBF

Beberapa tahun belakangan ini, bagi para sejawat yang berkarya di Pedagang Besar Farmasi atau yang biasa dikenal dengan “PBF” tentu sangat disibukkan dengan pembenahan internal di PBF masing-masing. Pembenahan internal yang dimaksud adalah pembenahan bisnis proses yang melekat dalam kegiatan operasional sehari-hari, mulai dari proses penerimaan barang dari prinsipal sampai pada penghantaran barang ke konsumen.

Proses kegiatan tersebut apabila kita ingin lebih memahami jelas tertuang di dalam Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat Yang Baik (CDOB). Penjelasan dan kupas tuntas mengenai CDOB akan dijelaskan di artikel lainnya, namun untuk memulai atau sebagai prolog, di sini kita akan berbicara mengenai Warehouse Management System secara umum.

Saat ini, di jaman yang menuntut serba cepat, pengelolaan gudang di PBF pun menjadi hal yang sangat sensitif, mengingat PBF adalah salah satu sektor penting dalam proses rantai distribusi obat. Bagaimana tidak, di sinilah barang atau lebih khusus apabila kita berbicara mengenai obat dikelola dengan baik, pengelolaan yang baik selama masa simpan sementara sebelum sampai ke konsumen tentu akan menjamin obat tetap berada pada level kualitas, keamanan dan mutu yang baik sesuai ketentuan dari Industri Farmasi. Maka dari itu, pengelolaan di PBF saat ini pun sudah mengarah ke sebuah sistem, yang pada praktiknya dituangkan ke dalam software, mirip seperti software apotek, atau software manajemen toko retail yang sangat marak digunakan di bisnis proses masing-masing.

Sesuai dengan judul tulisan kali ini, manajemen gudang yang tersistem menjadi topik yang sedang hangat. Secara gamblang bisa dikatakan bahwa Warehouse Management System (WMS) merupakan sebuah penerapan software yang mampu mendukung pengelolaan PBF dari hari ke hari. Program WMS ini juga mampu mengelola bisnis proses yang terpusat, seperti tracking level inventory dan juga lokasi stok obat yang pastinya secara kuantiti tidak sedikit, tentu tanpa adanya pengelolaan yang baik bisa dibayangkan betapa pusingnya untuk bisa menghafal lokasi obat yang ada.

Pada awalnya, WMS hanya berupa aplikasi stand alone, yang mana hanya bisa menyediakan fungsi lokasi penyimpanan yang sangat sederhana, namun seiring berkembangnya zaman, saat ini WMS mampu menyediakan sebuah aplikasi komplek yang kita kenal sebagai ERP. Tanpa mengecualikan kekomplekan aplikasi WMS, tujuan dari WMS adalah untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan dalam pengelolaan obat di PBF secara efektif, mempermudah pengawasan pergerakan obat di gudang PBF. Untuk mempermudah kita dalam memahami bisnis proses yang ada di PBF, berikut ini adalah gambaran umum mengenai bisnis proses yang ada di PBF.

Dari gambaran proses di atas, kita tentu bertanya-tanya, apakah yang kita perlukan untuk bisa melakukan setiap detail proses seperti di atas? Jawabannya tentu kita harus memiliki penerapan Good Distribution Practices (GDP). GDP inilah yang nanti akan lebih detail dituangkan di dalam CDOB. Namun secara prinsip, dalam pengelolaan gudang sangat jelas bahwa apabila kita salah sedikit saja dalam pengawasan, maka bisa jadi kualitas dari obat yang ada menjadi tidak terjaga.

Lalu bagaimana sebaiknya kita menjaga pengelolaan obat di PBF secara profesional dan sesuai dengan ketentuan? Untuk itu kita akan membahas satu persatu dari seluruh aspek yang ada di dalam Pedoman Teknis CDOB. Penerapan CDOB yang akan dibahas juga menampilkan profil dan juga kondisi gudang PBF pada umumnya, mulai dari yang sudah tertata dengan baik maupun kondisi gudang yang belum tertata dengan baik, mengingat penerapan CDOB di negara kita masih tergolong baru.